Нельзя второй раз произвести первое впечатление

В современном мире ведущим навыком становится умение общаться. От степени развития коммуникативных навыков зависит успешность человека как в личной, так и в профессиональной сфере.

Деловая коммуникация представляет собой процесс обмена информацией интеллектуального и эмоционального содержания для достижения желаемых результатов при совместной деятельности.  

 Эффективное общение возможно только при наличии взаимного расположения между партнерами по коммуникации, если слова и фразы каждого из них воспринимаются и понимаются другими правильно.

Для эффективной коммуникации необходимо знать правила, которые помогут вам в процессе общения:

1. Первое впечатление

Первое впечатление о человеке на 38% зависит от звучания голоса, на 55% от визуальных ощущений и только на 7% от вербального компонента.

Чтобы с самого начала знакомства или беседы расположить к себе собеседника, нужно дать ему, как минимум три «плюса», иными словами, трижды сделать приятные «подарки» для собеседника. Существует, конечно, множество возможных «плюсов», но наиболее универсальные: улыбка, имя собеседника, комплимент.

2. Поднятие значимости собеседника

Нам всем хочется чувствовать себя значительными. Потребность чувствовать свою значимость – одна из самых естественных и характерных человеческих слабостей, свойственных всем людям, в той или иной степени. Любой сотрудник хочет, чтобы другие ценили его труд, признавали его занятость, полезность и незаменимость. Говорите человеку, как он ценен и важен.

3. Умение слушать

Человек, умеющий хорошо слушать, производит гораздо более благоприятное впечатление, чем тот, кто умеет хорошо говорить. 

Дайте собеседнику возможность выговориться, рассказать все, чем он хотел поделиться, старайтесь проявлять максимум внимания и заинтересованности к его словам, задавайте наводящие вопросы.

4. Понимание невербальных сообщений

Несмотря на то, что язык остается для нас главным средством коммуникации, мы сохраняем и невербальные средства - так на парусной яхте может быть вспомогательный двигатель. Невербальные средства особенно важны для передачи отношения говорящего. Поэтому важно следить за позой, жестами и мимикой, тембром голоса. Невербальные сигналы показывают вашу заинтересованность в разговоре и ваше стремление к совместной деятельности.

5. Принятие себя и собеседника

Нужно научиться принимать себя и другого человека таким, какой он есть.  В этом случае вы сможете не бояться оставаться самим собой и не подстраиваться под мнение другого человека.

6. Личное пространство

Держите дистанцию, в зависимости от того, насколько вы знакомы с человеком. Не нарушайте ни свое, ни чужое личное пространство.

7. Следите за эмоциями

Это необходимо, чтобы вы могли сохранять внутреннее спокойствие и личное пространство. В деловых отношениях следует руководствоваться в первую очередь не эмоциями, а разумом, и тем не менее эмоции играют важную роль в процессе делового общения и взаимодействия.

8. Ведите себя дипломатично

Больше говорите о том, что согласны с собеседником. Высказывайтесь мягко и не заостряйте внимание на недостатках человека. Задавайте вопросы так, чтобы собеседник отвечал на них утвердительно. Так вы добьетесь согласия в ходе дальнейшего разговора.

9. С пониманием относитесь к критике

Древнегреческий философ Эпиктет считал, что прислушиваться к критике важно, ведь если человек почувствует в ней зерно истины, то может найти путь исправления своих ошибок. 

10. Участие в споре

Выслушайте чужое мнение и проявите уважение. Возможно, вы что-то действительно не учли или упустили из виду. 

 

 

В рамках делового общения важно не только хорошо говорить, но и правильно составлять и писать деловые письма.

При составлении делового письма нужно учитывать три элемента: структуру и схему, содержание, стиль и тон.

Рекомендации по составлению делового письма:

1. Определитесь с тем, что вы хотите изложить в письме.

2. Цель документа должна быть ясной и понятной. 

3. Сделайте заготовку документа на листе бумаге или компьютере.

4. Текст документа должен состоять из вступления, основной части, заключения.

5. Учитывайте стиль письма, кто является адресатом письма (коллега, партнер, руководитель).

6. Подбирайте простые слова, которые будут трактоваться однозначно.

7. Проследите за тоном письма (правильно ли он выбран), точно ли отражает то, что вы пытаетесь донести.

8. Избегайте грубости, сарказма, категоричности, подозрительности, обвинения, самоуверенности.

9. Проверьте грамматику и пунктуацию. Ошибки и опечатки отвлекают от смысла сообщения.

10. Обращайтесь по имени и отчеству к адресату (или только по имени), зависит от корпоративной культуры организации.

11. Добавляйте в конце фразы: «С наилучшими пожеланиями», «С уважением». Вежливость нельзя считать «необязательным дополнением».

12. Укажите в конце свое имя, фамилию и контакты.  

13. Формат письма должен быть приятен глазу.

14. Когда письмо будет готово, отложите его на несколько минут, потом вернитесь к нему и еще раз перечитайте, возможно, захотите что-то добавить или исправить.

 

В понятие «деловая коммуникация» входит и умение общаться по телефону

Если вам предстоит совершить важный телефонный разговор, обязательно готовьтесь к нему. 

1. Напишите основные пункты и вопросы, которые хотите обсудить.

2. Продумайте результат общения, которого вы хотите достичь.

3. Держите под рукой необходимую информацию для разговора (цифры, факты, аргументы). Подготовьте нужный документ (или письмо), иначе придётся срочно искать важную информацию в процессе разговора.

4. Подготовьте ручку и блокнот для записи важных моментов.

5. Продумайте время, когда вы будете звонить. Не желательно звонить в самом начале рабочего дня, в обеденное время или за 5 минут до окончания рабочего дня. Если есть определенная договоренность по звонку, то соблюдайте ее.

 

Совершая телефонный разговор - учитывайте следующие моменты:

1. Обязательно нужно представиться (даже, если вы уже раньше общались и ваш телефон записан у собеседника).

2. Уточните, может ли собеседник разговаривать сейчас с вами, не отвлекаете ли вы его от других дел.

3. Начните с цели звонка и потом переходите к сути.

4. Делайте акценты на важные моменты.

5. Обязательно поблагодарите за разговор в любом случае (достигли вы своей цели или нет).

6. Уточните, когда можно будет перезвонить, если планируете продолжать общаться по данному вопросу.

7. Помните о том, что наши эмоции и улыбка передаются на расстоянии, поэтому в процессе разговора улыбайтесь и сохраняйте положительный настрой.  Здесь также важен тон и тембр речи.

В процессе делового общения мелочей не бывает.  Хорошие коммуникативные навыки помогут вам преодолеть трудности в процессе работы и будут способствовать профессиональному и карьерному росту. Развитые коммуникативные компетенции все больше ценятся работодателями.

Рекомендованная литература по теме:

1. Аллан и Барбара Пиз «Харизма. Искусство успешного общения»
2. Деловые коммуникации: учебник для бакалавров / под ред. В. П. Ратникова
3. Крижанская Ю.С., В.П. Третьяков «Грамматика общения»
4. Рогов Е.И. «Психология общения»