Тайм-менеджмент: правила и инструменты управления временем

От умения планировать собственное время зависит успешность в учебе и последующая карьера будущего специалиста.

Такая наука как тайм-менеджмент поможет успевать как можно больше и сделать жизнь более размеренной и легкой. И чем раньше удастся освоить навык эффективного управления своим временем, тем быстрее и легче будет путь к вершинам успеха.

Мир, в котором мы живем, развивается с невероятной скоростью. Быстрый ритм затрагивает все сферы человеческой жизни (личной, профессиональной, социальной) и с каждым годом этот темп только увеличивается.

Время невосполнимо и необратимо. Мы не можем прибавить время, мы можем только использовать этот ресурс.  «Время — деньги», — сказал когда-то Бенджамин Франклин в своей книге «Совет молодому торговцу» в 1745 году. Ценность этого изречения заключается в его точности. Как время, так и деньги являются ограниченными ресурсами. Можно смело утверждать, что время – это самый ценный ресурс на земле. Всем нам важно научиться экономить время и разумно его тратить.

Временной принцип применим ко всем сферам человеческой жизни. Но особенно важно применять его в профессиональной сфере - в процессе учебы и работы. Постоянная нехватка времени, а также увеличивающееся количество дел заставляют нас иногда чувствовать себя «загнанными».  Мы должны научиться разумно выбирать наши цели и так управлять нашим временем, чтобы быть в состоянии качественно решать поставленные задачи. Эффективно использовать свое время и грамотно систематизировать нашу жизнь в этом поможет нам тайм-менеджмент.

Тайм-менеджмент (управление временем) – это дисциплина, которая важна для людей, желающих успевать больше за меньшее количество времени. 

Главная задача тайм-менеджмента - работай меньше, но успевай больше.

Основной закон тайм-менеджмента: 10% времени, затраченного на планирование до начала выполнения задачи, помогут сэкономить 90% времени при ее решении.

Тайм-менеджмент бывает следующих видов: 

- персональный (личностный), регулирующий личное развитие, организация дня с пользой для себя, для улучшения собственной оценки

- социальный (межличностный), регулирующий личные отношения, для планирования времени нескольких людей

- профессиональный (трудовой), помогающий распределять рабочие задачи, должностные обязанности для эффективного решения поставленных задач.  

Перечислим основные принципы тайм-менеджмента, помогающие организовать свое время:

1. Ставьте цель, четко формулируйте итоговый результат. 

2. Составляйте список дел на следующий день.

3. Расставляйте дела по порядку важности (по приоритетам) – от более важных до менее значимых.

4. Разбивайте крупные цели на более мелкие этапы.

5. Установите шаги действий для решения той или иной задачи.

6. За крупные проекты беритесь последовательно.

7. Правильно устанавливайте сроки для выполнения тех или иных задач.

8. Включайте в список ежедневных дел хотя бы одно полезное дело, то что вы готовы и можете сделать.

9. Решайте самые сложные задачи в первой половине дня. Это позволит вам испытывать удовлетворение от работы и получить заряд хорошего настроения на весь день.

10. Ведите отчет о выполненных делах, фиксируйте результаты.

11. Разбирайте в конце дня вашу результативность (на что вы потратили свое время, за какой период времени вы выполнили важную задачу и где вы могли сэкономить).  

12. Анализируйте ситуации, которые привели к особым потерям личных ресурсов. Разбирайте ошибки, принимайте меры по предотвращению неудач в будущем.

13. После работы – отдыхайте, освобождайте личное пространство и голову от мыслей о работе, не берите работу на дом, занимайтесь любимыми делами и увлечениями.

14. Организовывайте свое пространство на работе и дома, освобождайтесь от всего лишнего вокруг вас.

15. Придерживайтесь распорядка дня – это дисциплинирует.

16. Откажитесь от привычек, которые «съедают» ваше время: откладывать дела на завтра то, что можно сделать сегодня; ложиться поздно, вставать поздно; зависать в телефоне, просматривая ненужную информацию и т.д.

17. Выделяйте время на чтение книг в течение дня, это способствует личностному росту. 

Один из важных аспектов в управлении временем – это умение фильтровать информационный поток. В наше время поступает очень много информации, которую мы не можем переработать. У нас возникает информационная перегрузка и снижается способность запоминать информацию. Поэтому мы стараемся сконцентрироваться на той информации, которая вызывает наш интерес, но при этом мы можем упустить важную для нас информацию. И как результат мы не можем расставлять приоритеты и как следствие правильно принимать решения. Здесь важно выработать критерии отбора информации, должны уметь спрашивать себя и отвечать на следующие вопросы:

           Что я должен знать?

           Что я хочу знать?

           Как я могу получить эту информацию?

           Как я классифицирую и систематизирую её?

Информационному потоку можно противостоять лишь чёткими представлениями о целях и однозначно расставленными приоритетами.

Наиболее распространённые методы, которые рекомендуется использовать при планировании времени.

Метод «ALPEN»

1. В план на день включите все, что вы хотите и должны выполнить, учитывайте задачи, которые вы не успели сделать раньше.

2. Оценить продолжительность действий (нем. Länge — продолжительность)

3. Расставьте время напротив каждого пункта, которое вам требуется на выполнения поставленных задач. Подсчитайте общее время на их выполнения. Это нужно делать письменно, т.к. письменные обязательства данные себе выглядят более серьезно.

4. Задать резерв времени (нем. Pufferzeit) на непредвиденные обстоятельства. Здесь действует простое правило: нельзя отводить под планы более 60 процентов вашего времени. Остаток резервируется на непредвиденные обстоятельства. При 8-часовом рабочем дне чётко установленные планы должны занимать не более пяти часов.

5. Принять решения о приоритетах и сокращениях (нем. Entscheidungen — решения). 

6. Проанализируйте приоритеты поставленных задач, с учетом сделанной работы или новых обстоятельств.

7. Последующий контроль – (нем. Nachkontrolle), перенести невыполненное.

8. Контролируйте себя, отмечайте в конце дня какая задача оказалась лишней. Если вы переносите несколько раз одну и туже задачу, возможно стоит задуматься об ее актуальности. Или возможен второй вариант, когда задача решиться сама собой.

Метод «ALPEN» можно представить в виде таблицы:

 

№ п/п	Действия	Продолжительность	Приоритет	Выполнено
				Да	Нет

 

Метод «Матрица Эйзенхауэра»

Этот метод достаточно прост и поможет быстро рассортировать дела, даже если их слишком много. Необходимо распределить по квадратам задачи по критериям важность и срочность:

1. Важные задачи – те, которые будут иметь большие последствия.

2. Не очень важные – их последствия незначительны.

3. Срочные задачи – их нужно выполнять безотлагательно, иначе будет поздно.

4. Не очень срочные задачи – их можно отложить.

На основании, полученных результатов достаточно просто сделать выводы, что имеет преимущественное значение для вас из поставленных задач.

СРОЧНО ВАЖНО	НЕ СРОЧНО ВАЖНО
НЕ ВАЖНО СРОЧНО	НЕ СРОЧНО НЕ ВАЖНО

 

Метод «SMART».

При постановке цели используйте данный метод. Локальная цель должна соответствовать ряду критериев:

1. Specific – конкретика, прописывайте конечный результат с конкретными деталями.

2. Measurable – измеримость, используйте конкретные числа, для оценки результата.

3. Attainable – достижимость, не задирайте планку слишком высоко.

4. Relevant – актуальность (истинность), значимость цели для вас.

5. Time-based – временная ограниченность, реальный срок достижения цели.

Задачи, сформулированные по методу SMART, проще выполнять: в их описании содержатся конкретные требования. Двигаясь к крупной миссии с помощью последовательных действий, можно существенно сократить время на выполнение работы [[1]].

Закон «Парето»

К техники эффективного тайм - менеджмента можно отнести и принцип 80/20», закон был предложен итальянским экономистом Вильфредо Парето в 1897 году. Принцип состоит в том, что 20% усилий дают 80% результата, а остальные 80% усилий — лишь 20% результата. Нужно найти 20% эффективных действий и сосредоточиться на них, отсеяв ненужное.

Этот метод может использоваться как базовая установка в анализе факторов эффективности какой-либо деятельности и оптимизации её результатов: правильно выбрав минимум самых важных действий, можно быстро получить значительную часть от планируемого результата [[2]].

Есть еще несколько секретов в тайм- менеджменте на которых хотелось бы остановиться.

1. Учитывайте ваши биологические часы, ваш ритм и темп жизни. Конечно, для многих утренние часы являются более эффективными.  Ищите подход к вашему биоритму.

2. Погружайтесь в работу, при работе над важными и срочными делами, отложите в сторону все, что вам может помешать: гаджеты, пустые разговоры, рутинные дела.

3. Выполняйте обязательно три самые важные задачи в день.

4. Научитесь говорить «нет», если это малозначительное дело для того, кто об этом просит и, если просьба расходится с приоритетными задачами из вашего списка. Если все же не можете отказать, тогда договоритесь о сроках выполнения.

5. Используйте современные системы автоматизации и программы, которые помогут вам сэкономить ваше время.

6. Выделяйте, хотя бы 15-20 минут в день на дело, которое вы не можете никак начать, например, заниматься спортом или изучить новую тему.

7. Учитывайте риски, продумывайте запасные варианты в случае промаха.

8. Поощряйте себя за любые успехи: большие или маленькие, это будет способствовать повышению мотивации.

9. Что может помешать во время выполнения запланированных дел?

Поглотители времени — это различного рода препятствия, затрудняющие, а иногда даже делающие невозможным дальнейшее выполнение работы. К ним можно отнести помехи извне – плоды нашего рабочего окружения; события, отвлекающие внимание и лишающие контроля над временем [[3]].

Внешние поглотители времени:

- время в транспорте (задержки в дороге)

- разговоры на отвлеченные темы

- телефонные разговоры и электронная почта

- социальные сети и т.д.

Внутренние поглотители времени:

- привычка хвататься за все сразу

- неверная оценка сроков и объемов работ

- ­желание всегда быть полезным

- ­природная рассеянность и медлительность

- ­неумение слушать и услышать

- отсутствие привычки записывать нужную информацию

- излишняя общительность

- привычка откладывать на потом важные дела, уклонение от текущих обязанностей

- постоянная неудовлетворенность результатами.

Справиться с поглотителями времени и своевременно выполнять задачи поможет только планирование. Непреложная истина тайм-менеджмента гласит: план дня должен быть (обязательно в письменном виде). Если ваш план в голове, то это только идея! Кроме того, с письменным планом легче работать: просматривать в течение дня, добавлять или убирать задачи.

Человек, который применяет основные правила и приемы тайм-менеджмента обладает рядом преимуществ:

1. Правильно распоряжается собственными временными ресурсами.

2. Продуктивно работает в любых ситуациях.

3. Четко выделяет цели в порядке приоритетности.

4. Избегает ненужных ошибок.

5. Не отвлекается на посторонние вопросы и проблемы.

6. Выполняет задачи на порядок быстрее коллег.

7. Справляется с делами в минимальные сроки.

8. Менее других подвержен стресс-факторам.

9. Поддерживает благоприятную атмосферу в коллективе.

10. Развивается в разных сферах деятельности.

11. Уделяет достаточно внимания отдыху, хобби, самосовершенствованию.

В качестве сотрудника такой человек будет бесценен для любой организации. Многие организации стараются «воспитать» в персонале подобные качества, отточить навыки дисциплинированности и самоорганизации.

Не тратьте время впустую, смотрите на каждый новый день, как на возможность. Умение управлять временем не ограничивает свободу, а создает ее.

Используйте свое время разумно и с пользой. Тогда вы сможете сказать, что все что хотели и могли - вы сделали.  Будьте ответственными за собственное время.

Помните фразу: «Невозможно удержать день. Но можно не потерять его» (надпись на солнечных часах, 1695 год).

 

Рекомендуемые книги и статьи по теме:

1. Андре Кукла «Ментальные ловушки»
2. Брайн Трейси «Мастер времени»
3. Глеб Архангельский, «Тайм-драйв. Как успевать жить и работать»
4. Дэвид Аллен «Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса»
5. Стивен Р. Кови «7 Навыков высокоэффективных людей»
6. Стивен Р. Кови «Главное внимание - главным вещам»
7. Сью Стокдейл «Сдвиньте с мертвой точки вашу мотивацию»